Les gérants de SARL peuvent obtenir le remboursement de leurs déplacements professionnels effectués avec un véhicule personnel, sous réserve du respect des règles fiscales, sociales et comptables. Cet article précise qui peut utiliser le barème, comment calculer le montant, quels justificatifs conserver et comment comptabiliser les sommes versées.
À retenir :
Les frais de véhicule du gérant doivent correspondre à des déplacements professionnels réels, être calculés avec le barème fiscal de l’année concernée et reposer sur des justificatifs suffisamment détaillés.
- Éligibles : gérants majoritaires, minoritaires ou égalitaires utilisant leur véhicule personnel pour les besoins de la SARL, selon leur régime fiscal et social.
- Calcul : le barème 2026 dépend de la puissance fiscale et de la distance professionnelle annuelle. Il comporte trois tranches : jusqu’à 5 000 km, de 5 001 à 20 000 km, puis au-delà de 20 000 km.
- Barème 2026 : il n’a pas été revalorisé et reste identique à celui appliqué en 2023, 2024 et 2025.
- Justificatifs : conservez un registre des trajets, les notes de frais, la carte grise et, pour les dépenses séparées, les justificatifs de péage et de stationnement.
- Comptabilité et contrôle : les sommes sont généralement enregistrées en compte 6251 et doivent être rattachées aux notes de frais. Une justification insuffisante peut entraîner une réintégration fiscale ou sociale.
Éligibilité des gérants de SARL pour les indemnités kilométriques
Avant de calculer le remboursement, il faut identifier le statut du gérant et la nature des trajets concernés. Le barème kilométrique peut être utilisé par les gérants relevant de l’article 62 du CGI, notamment le gérant associé majoritaire d’une SARL soumise à l’impôt sur les sociétés, ainsi que par les dirigeants assimilés salariés, comme le gérant associé minoritaire ou égalitaire de SARL à l’IS.
Personnes concernées
Les gérants de SARL, qu’ils soient majoritaires, minoritaires ou égalitaires, peuvent demander le remboursement des frais engagés avec leur véhicule personnel pour les besoins de l’entreprise. Le remboursement doit toutefois correspondre à des dépenses engagées dans l’intérêt de la société et être appuyé par des éléments vérifiables.
La qualité de gérant personne physique peut notamment être établie par l’inscription au Kbis. Le régime social du dirigeant ne dispense pas de conserver les justificatifs. Il peut en revanche avoir une incidence sur le traitement fiscal et social des sommes remboursées.
Pour les situations proches du secteur public, les règles peuvent différer : consultez les dispositions relatives à l’indemnité de fin de contrat pour les cas spécifiques aux contractuels.
Nature des trajets pris en charge
Les kilomètres professionnels peuvent correspondre à une mission chez un client, à un rendez-vous commercial, à une réunion, à une visite de chantier ou à tout autre déplacement effectué pour la SARL. Une mission de 500 km aller-retour peut ainsi être remboursée si son motif et sa distance sont établis.
Les trajets domicile-travail et les déplacements professionnels ponctuels doivent être distingués dans le suivi. La limite de 40 km évoquée pour certains trajets quotidiens concerne les déplacements habituels entre le domicile et le lieu de travail, et ne constitue pas une règle générale applicable à toutes les missions. Un déplacement occasionnel plus long peut être remboursé lorsque son caractère professionnel est démontré.
Barème fiscal des indemnités kilométriques
Le remboursement est évalué à partir du barème kilométrique annuel publié par l’administration fiscale. Il ne s’agit pas d’un forfait unique par kilomètre : le montant dépend à la fois de la puissance administrative du véhicule et du nombre total de kilomètres professionnels pris en compte.
Fonctionnement du barème 2026
Pour les voitures, le barème 2026 distingue trois tranches de distance :
- jusqu’à 5 000 km ;
- de 5 001 à 20 000 km ;
- au-delà de 20 000 km.
Dans la deuxième tranche, la formule associe une part variable et un montant fixe. Pour les autres tranches, le calcul repose sur la distance multipliée par le coefficient correspondant à la puissance fiscale. Le barème 2026 a été publié sans revalorisation : il reste identique à celui des années 2023, 2024 et 2025.
Puissance fiscale et formules de calcul
Le barème des voitures distingue les catégories 3 CV et moins, 4 CV, 5 CV, 6 CV et 7 CV et plus. La formule générale est la suivante : indemnité kilométrique = distance professionnelle × coefficient, avec, selon la tranche, un forfait additionnel.
À titre d’exemples pour 2026, un véhicule de 3 CV et moins relève des formules suivantes : d × 0,529 jusqu’à 5 000 km, (d × 0,316) + 1 065 entre 5 001 et 20 000 km, puis d × 0,370 au-delà de 20 000 km.
Pour un véhicule de 4 CV, les coefficients sont d × 0,606 jusqu’à 5 000 km, (d × 0,340) + 1 330 entre 5 001 et 20 000 km, puis d × 0,407 au-delà de 20 000 km. Pour un véhicule de 5 CV, ils sont d × 0,636, (d × 0,357) + 1 395, puis d × 0,427 selon les mêmes tranches.
Enfin, un véhicule de 7 CV et plus relève des formules d × 0,697 jusqu’à 5 000 km, (d × 0,394) + 1 515 entre 5 001 et 20 000 km, puis d × 0,470 au-delà de 20 000 km. Il faut vérifier la puissance fiscale indiquée sur la carte grise et la tranche correspondant au total annuel des kilomètres professionnels.
Les barèmes des deux-roues suivent une grille distincte. Ils prévoient notamment, pour les véhicules de 1 ou 2 CV, d × 0,395 jusqu’à 3 000 km, (d × 0,099) + 891 de 3 001 à 6 000 km, puis d × 0,248 au-delà de 6 000 km.
Frais non inclus dans le barème
Le barème couvre notamment la dépréciation, l’entretien et l’usage du véhicule. Les péages et le stationnement ne sont pas compris dans l’indemnité kilométrique. Ils peuvent être remboursés séparément au montant réellement payé, à condition de produire les justificatifs correspondants.
Il est donc préférable de faire apparaître distinctement sur la note de frais les kilomètres remboursés selon le barème, les péages, le stationnement et les autres dépenses engagées. Cette séparation facilite le contrôle et l’enregistrement comptable.
Pour illustrer l’application du barème 2026, les exemples suivants utilisent les formules correspondantes :
| Situation | Distance (km) | Puissance fiscale | Montant indicatif de l’indemnité |
|---|---|---|---|
| Gérant majoritaire, véhicule 11 CV | 17 000 | 11 CV | ≈ 8 213 € (17 000 × 0,394 + 1 515) |
| Véhicule 4 CV | 4 500 | 4 CV | ≈ 2 727 € (4 500 × 0,606) |
Exonération sociale et traitement fiscal des indemnités
Les frais de voyages et de déplacements remboursés au gérant peuvent être exonérés d’impôt et de cotisations sociales lorsqu’ils correspondent à des frais professionnels réels, qu’ils sont correctement justifiés et que le montant versé respecte les règles applicables.
Le respect du barème ne suffit pas, à lui seul, à rendre tout remboursement automatiquement exonéré. Pour un gérant majoritaire relevant de l’article 62 du CGI, les remboursements peuvent notamment être pris en compte dans le traitement de la rémunération imposable lorsque leur nature ou leur justification n’est pas établie. Le régime du gérant et la forme du remboursement doivent donc être examinés avec soin.
Conditions pour l’exonération
La société doit pouvoir démontrer que les déplacements ont été effectués dans son intérêt, que le véhicule appartient ou est personnellement utilisé par le gérant, et que le calcul correspond au barème de l’exercice concerné. Les kilomètres retenus ne doivent pas être remplacés par une estimation globale sans détail.
Les indemnités doivent être distinguées d’une prime ou d’un complément de rémunération. Un versement régulier et forfaitaire, sans lien identifiable avec des trajets réels, peut être contesté par l’URSSAF ou l’administration fiscale.
Justifications exigées
Pour chaque déplacement, il convient de conserver la date, le lieu ou la destination, le motif professionnel, la distance parcourue et le véhicule utilisé. La carte grise permet de vérifier la puissance fiscale. Les tickets de péage, factures de parking et autres dépenses remboursées au réel doivent être joints séparément.
En l’absence de preuves suffisantes, l’URSSAF ou la DGFiP peut remettre en cause le traitement retenu et réintégrer les sommes dans l’assiette des cotisations ou dans le revenu imposable. Les remboursements perçus par un gérant majoritaire peuvent notamment être regardés comme un élément de rémunération imposable lorsqu’ils ne sont pas correctement documentés.
Pour des exemples de procédures et démarches d’indemnisation dans d’autres contextes, voir les informations sur les démarches d’indemnisation.
Justificatifs requis pour le remboursement
La société doit pouvoir reconstituer le calcul de chaque remboursement à partir des notes de frais et du suivi des déplacements. Un dossier séparé par période ou par mois rend cette vérification plus simple.
Registre mensuel des trajets
Un registre mensuel peut regrouper, pour chaque trajet, la date, le départ, la destination, le motif, le nombre de kilomètres et le véhicule concerné. Il doit permettre de rapprocher le total de kilomètres de la somme remboursée.
Ce suivi évite les doublons et permet de distinguer les missions, rendez-vous et autres déplacements professionnels des trajets personnels. Il constitue également un élément de preuve en cas de contrôle.
Note de frais et pièces justificatives
La note de frais doit indiquer la période concernée, le total de kilomètres, la puissance fiscale du véhicule, la formule utilisée et le montant demandé. Les tickets de péage, factures de parking ou autres dépenses engagées doivent être ajoutés lorsque ces frais sont remboursés en dehors du barème.
Après validation, la note de frais est transmise à la comptabilité, qui enregistre la charge et procède au virement. Il est recommandé de conserver la preuve du paiement avec la note et ses pièces jointes.
La mention du gérant sur le Kbis permet d’établir sa qualité de dirigeant. En revanche, la situation fiscale du gérant, notamment lorsqu’il relève de l’article 62 du CGI, doit être prise en compte pour déterminer le traitement applicable aux remboursements. Pour choisir ou comparer les formes de société, consultez également notre guide sur le choix du statut juridique.
Comptabilisation des indemnités kilométriques
La comptabilité doit rester cohérente avec les notes de frais, le registre des trajets et les justificatifs conservés par la SARL.
Enregistrement dans le compte adéquat
Les indemnités kilométriques sont généralement enregistrées en charge dans le compte 6251 « voyages et déplacements ». L’écriture doit permettre d’identifier le bénéficiaire, la période, le montant et la note de frais à laquelle elle se rapporte.
Les péages et frais de stationnement peuvent être comptabilisés séparément, selon leur nature et l’organisation retenue par l’entreprise. Des ressources générales sur la comptabilité et la gestion sociale sont disponibles sur NégoSphere.
Contrôles administratifs et risques
En cas de contrôle par l’URSSAF ou la DGFiP, l’absence de registre, de carte grise ou de justificatifs peut conduire à la requalification des indemnités en rémunération. Si les dépenses ne sont pas engagées dans l’intérêt de la société, une qualification en abus de biens sociaux peut également être examinée dans les situations les plus graves.
Une requalification peut entraîner des conséquences fiscales et sociales, ainsi que des pénalités. La conservation d’un dossier complet permet de démontrer la réalité des trajets, la méthode de calcul et le paiement effectif des frais.
Pour rembourser les frais kilométriques du gérant d’une SARL, appliquez le barème correspondant à l’année concernée, vérifiez la puissance fiscale et la tranche de kilomètres, puis conservez un détail précis de chaque déplacement. Les péages et le stationnement doivent être traités à part, tandis que la comptabilité doit rattacher chaque versement à une note de frais identifiable.
